Kako organizovati korporativnu proslavu o kojoj će se dugo pričati

Korporativne proslave mogu biti odlična prilika za poboljšanje timskog duha, unapređenje odnosa između zaposlenih i povećanje motivacije za rad. Osim toga, korporativne proslave mogu biti i prilika za promociju firme, privlačenje novih klijenata i partnera, kao i za jačanje ugleda firme u zajednici.

Potrudite se još malo i napravićete žurku za pamćenje

Osim navedenih elemenata, postoje i drugi faktori koje treba uzeti u obzir prilikom organizacije korporativne proslave. U nastavku ćemo detaljnije razmotriti neke od njih.

• Tema i stil – tema i stil proslave zavise od vrste događaja i kulture firme. Treba odabrati temu i stil koji će biti adekvatni za proslavu i koji će se znati unapred, te omogućiti zaposlenima i gostima da se adekvatno pripreme i obuku za proslavu, kako bi se kasnije opustili i uživali. Na primer, ako se radi o godišnjoj proslavi, tema može biti povezana sa postignućima firme tokom godine ili sa novim ciljevima za narednu godinu. Stil proslave može biti formalan ili neformalan, u zavisnosti od prilike.
• Dekoracija – dekoracija prostora može biti ključna u stvaranju atmosfere i tematskom ugođaju proslave. Treba odabrati adekvatnu dekoraciju koja će biti u skladu sa temom i stilom proslave. Dekoracija može biti jednostavna ili raskošna, ali uvek treba uzeti u obzir budžet.
• Tehnička podrška – tehnička podrška je ključna za organizaciju nekih vrsta proslava, kao što su prezentacije ili predavanja. Treba obezbediti adekvatnu opremu i tehničku podršku za sve planirane aktivnosti.
• Fotografija i video – fotografija i video su odličan način da se zabeleže uspomene sa korporativne proslave. Treba obezbediti profesionalnog fotografa i/ili snimatelja koji će zabeležiti sve bitne momente proslave.
• Pokloni – pokloni za zaposlene i goste mogu biti odličan način da se zahvalite na njihovoj podršci i angažovanju. Treba odabrati poklone koji su u skladu sa kulturom firme i koji će biti korisni za zaposlene i goste.
• Bezbednost – bezbednost je veoma važan faktor u organizaciji korporativne proslave. Treba obezbediti adekvatne mere zaštite, kao što su sigurnosne kamere, redarska služba, medicinsko osoblje i drugo.
• Planiranje aktivnosti – planiranje aktivnosti može biti odličan način da se poboljša timski duh i motivacija zaposlenih. Aktivnosti mogu uključivati timsku izgradnju, takmičenja, igre ili bilo koje druge aktivnosti koje će omogućiti zaposlenima da se bolje upoznaju i povežu.

Saznajte kako organizovati korporativnu proslavu i na šta je bitno posebno obratiti pažnju kako bi jedan ovakav poslovni događaj dobro prošao.

1. Adekvatna podrška prilikom organizacije

Svi oni koji žele da njihova korporativna proslava bude na vrhunskom nivou i da bude bez ikakvih grešaka i propusta važno je da angažuju vrhunske profesionalce koji će se adekvatno pobrinuti za celokupnu logistiku. Kada tražite ko će organizovati poslovnu proslavu umesto vas bitno je da birate iskusne agencije koje mogu na pravi način da odgovore jednom takvom izazovu.

Ljudi kojima ste prepustili organizovanje korporativne proslave su tu za vas da osmisle i pošalju pozivnice za proslovu i pozovu sve goste, kao i da organizuju sve hostese, prevodioce i ostale ljude koji su važan činilac ovakvih manifestacija i bez kojih poslovne proslave ne bi mogle da budu to što jesu. Oni takođe, daju predlog rasporeda sedenja ali i predložu adekvatne poklone za goste koji su pozvani na ovaj događaj. Osim toga, mogu da se pobrinu i za obezbeđivanje parking mesta gde gosti mogu bezbedno ostaviti svoj automobil.

Osoblje koje pomaže tokom samog događaja

Kod ovakvih dođaja bilo bi idealno da na raspolaganju imate konobare, ali i obezbeđenje, naravno, ako ste sigurni u njihovu profesionalnost. Svakako je preporuka i najbolja opcija da uvek angažujete profesionalne konobare iz neke agencije.

Kada je reč o hostesama, najbolje rešenje bi bilo da angažujte dve ili tri devojke, koje nisu previše mlade i koje su pristojnog izgleda i elegantnog držanja. Obavite sa njima nekoliko brifinga i detaljno im predočite sve stavke proslave, počevši od dočeka i čekiranja gostiju. Veoma je bitno da su upućene u osnovno poslovanje firme, kako bi mogle da je reprezentuju na pravi način.

2. Odabir adekvatnog prostora za organizovanje događaja

Prilikom odabira prostora važno je da pronađete mesto koje će najbolje da odgovara vašim potrebama i zamislima koje imate u vezi proslave. Popularnost određenog kluba ili restorana nikako ne bi trebalo da bude jedini kriterijum prilikom izbora mesta, već je važno da u obzir uzmete i lokaciju na kojoj se nalazi.

Zavučene ulice i udaljeni delovi grada vam ne idu na ruku, zbog dolaska gostiju i njihovog povratka. Prostor takođe treba birati i prema broju gostiju i tipu proslave koji planirate. Ako vaša firma drži do ugleda, a zvanice su viđeniji ljudi, onda se potrudite da prostor bude upotpunosti u skladu sa tim.

Dekoracija prostora za proslavu

Na dobar utisak i atmosferu svakako utiče i sam vizuelni izgled prostora. Iako treba voditi računa da odabrano mesto za korporativnu proslavu bude samo po sebi prijatnog izgleda, ponekad je pravo rešenje upotpuniti ga određenom dekoracijom.

Ukoliko se radi o korporativnom događaju namenjenom proslavi novogodišnjih praznika i novom početku, onda je dobar izbor da dekoracija bude u tom duhu, a za svaki drugi vid proslave baloni, cveće i cvetni aranžmani mogu na pravi način da oplemene vizuelni efekat vašeg događaja.

3. Spisak zvanica za proslavu

Određivanje spiska zvanica često može biti jedan od najtežih segmenata prilikom organizovanja poslovne proslave, s obzirom na to da se mora voditi računa o velikom broju faktora. Pre svega, neophodno je dobro selektovati ljude koje ne biste smeli da zaboravite, ali imati na umu da ni ne preterate sa zvanicama.

Broj zvanica se mora uklopiti i sa predviđenim budžetom za proslavu, ali i prostoru koji je na raspolaganju. Najlakše je da goste podelite u tri grupe: prijatelji firme (saradnici, bivši zaposleni, poznate ličnosti), mediji, biznis (sadašnji, bivši i potencijalni klijenti).

4. Organizovani ketering za goste – hrana i piće

Ketering usluge koje nameravate da koristite i koje treba da upotpune vaš događaj je važno da prilagodite vrsti korporativne proslave koju organizujete. Idealno rešenje je da angažujete ketering agenciju sa dobrim referencama, koja će pripremiti zakusku u skladu sa vašim zahtevima, ali i zahvaljujući svom iskustvu možda vam predložiti savršeni meni.

Kada je reč o piću, na ovakvim događajima, postoji nekoliko različitih vidova ponude pića. Uglavnom se na korporativnim proslavama svo popijeno piće naplaćuje organizatoru, mada postoje i slučajevi gde je gostima besplatno samo piće dobrodošlice, a to svakako treba naglasiti na pozivnici.

5. Muzika koja će se slušati na proslavi

Skoro sve korporativne proslave izgledaju isto po pitanju muzike, mahom zbog toga što ovom, veoma važnom, segmentu ne pridaju dovoljno pažnje. Da bi se postigla dobra atmosfera važno je da se izbor benda, ali i repertoara uskladi sa događajem, brojem i profilom ljudi.

Samo mesto održavanje može biti inspiracija za to koja će muzika dominirati – bilo da je u pitanju kabare, disko ili džipsi veče. Izbor kvalitetnih bendova je zaista veliki, stoga neka klasični klupski izvođači budu vaša poslednja opcija.

6. Fotografske usluge

Što se tiče fotografa proslave, preporuka je da se na ovakvim manifestacijama angažuju dvojica. S obzirom na to da svaki od njih različito pristupa poslu, najbolje je da na taj način budete osigurani. Obavezno naglasite kakav manir fotografija želite, i ono što je najbitnije jeste da svaki gost bude fotografisan. To ćete najbolje postići tako što ćete obezbedite mesto gde će gosti pozirati.

Iako organizacija korporativne proslave može biti zahtevna, verujemo da smo u prethodnim redovima uspeli da vas navedemo na razmišljanje o tome na šta je sve neophodno obratiti pažnju kada je reč o ovakvom događaju. Detalji su ključni segment, te je svakako važno da se o svemu pažljivo promisli.

Izvor: sattelevizija.com, Foto: Tijana Miloradović